Die 5 größten Fehler im Projektmanagement

Und wie du diese vermeiden kannst.

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Ich muss gestehen, es ist mir nicht leicht gefallen, mich auf 5 Fehler zu beschränken, da es im Projektmanagement Unmengen an Stolperfallen gibt, die einen großen Einfluss auf das Gelingen oder Scheitern des Projekts haben. Aber ich habe in den letzten 10 Jahren meines beruflichen Werdegangs schon einiges erlebt und natürlich auch selber Fehler gemacht, die ich gerne mit euch teilen möchte, damit ihr sie nicht mehr machen müsst und euch unnötige Arbeit und Diskussionen spart.

1. Falsche oder mangelhafte Budgetplanung

Für die meisten Projekte braucht man ein gewisses Budget. Manchmal mehr, manchmal weniger. Leider wird das Budget aber meistens unterschätzt. Und das betrifft vor allem den Vorinvest.

Da Investitionen vor dem eigentlichen Beginn des Projekts getätigt werden müssen, versucht man diese möglichst klein zu halten, da diese auf den ersten Blick keinen direkten Einfluss auf das Projekt haben und man lieber abwartet und Bestellungen erst auslöst, wenn der Bedarf schon akut vorhanden ist. Das geht aber nur so lange gut, bis es Themen oder Bereiche betrifft, die eine Anlaufphase haben.

Ein gutes Beispiel dafür sind Software Tools. Diese stehen zwar relativ schnell zur Verfügung, benötigen aber, je nach Komplexität, einige Zeit für die Implementierung. Außerdem wollen diese auch vernünftig bedient werden. Wenn man nicht gerade den Profi für dieses Tool mit im Projektteam hat, muss man die Mitarbeiter erst schulen. Sowas kann durchaus Monate dauern.

2. Man nimmt sich selbst zu wichtig

Natürlich hat man als Projektmanager auch selbst eine gewisse Kompetenz, die man mitbringt. Aber leider habe ich es oft genug erlebt, dass bei komplexen technischen Projekten zwar ein kompetentes Team zusammengestellt wird, der Projektleiter aber ein reiner Projektmanager ist, ohne tiefgründiges technisches Fachwissen. Grundsätzlich funktioniert sowas auch, aber dann ist es wichtig, dass man als leitende Funktion weiß, wo und wann man besser auf seine Fachexperten hören sollte. Und genau das passiert leider viel zu selten.

Als Projektmanager hat man viel mit Statistiken, Auswertungen und übergreifenden Themen zu tun und verliert sehr schnell den Kontakt zur "technischen Basis". Das führt dazu, dass Entscheidungen auf reiner Zahlenbasis getroffen werden und wichtige technische Randbedingungen aus Acht gelassen werden. Auf dem Papier sieht das dann kurzfristig sogar gut und richtig aus, aber mittel- bis langfristig holen einen die Auswirkungen der vorher genannten Randbedingungen wieder ein und man ist einen Schritt vor und zwei schritte zurück gegangen.

Deswegen sollte man immer wieder das Gespräch zu den Kollegen suchen und Entscheidungen gemeinsam oder zumindest unter Einbezug der Empfehlungen von technisch versierten Mitarbeitern fällen.

3. Lückenhaftes Controlling und Monitoring

Egal ob Agile, SCRUM, Wasserfall oder Kanban; Monitoring und Controlling gehört zu jedem Projekt. Um den aktuellen Projektfortschritt im Auge zu behalten und bei Abweichungen ggf. Gegenmaßnahmen einleiten zu können, ist es wichtig den aktuellen Status und die weiteren Meilensteine im Blick zu haben. Dazu benötigt man messbare Attribute, die regelmäßig und sorgfältig gepflegt werden.

Die Planung eines geeigneten Controllings gehört zwingend in die Vorbereitung eines jeden Projekts. Ansonsten bekommt man keine validen und aussagekräftigen Ergebnisse und im schlimmsten Fall gerät das Projekt in Schieflage ohne dass man es merkt.

Trotzdem ist es wichtig nicht zu übertreiben. Mikromanagement bis ins kleinste Detail kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt in der Regel auch für Unmut im Team. Ich habe oft erlebt, dass durch solche Maßnahmen ein Gefühl der Überwachung entsteht und der eigentliche Sinn und Mehrwert damit in den Hintergrund rückt.

4. Keine oder zu wenig Kommunikation

Natürlich braucht jedes Teammitglied auch seine Zeit alleine um seine Aufgaben zu erledigen. Allerdings halte ich eine kontinuierliche aktive Kommunikation für absolut notwendig um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

Auch die, von vielen Chefs nicht gern gesehen, Kaffeepause kann unter Umständen für die notwendige Kommunikation sorgen. Nicht umsonst legen große Firmen wie Google, Microsoft, Apple usw. viel Wert auf ihre Büroausstattung. Ist das Team motiviert und hat das Ziel immer im Blick, sind solche "Pausen" perfekt für ein Brainstorming oder ähnliches geeignet.

Letztendlich braucht man einen regelmäßigen Austausch um nicht aneinander vorbei zu arbeiten. Die meisten Projekte sind nur in Teamarbeit zu bewältigen und dazu gehört ein vernünftiger regelmäßiger Austausch der Mitarbeiter. Dies muss nicht zwangsläufig immer face-to-face passieren. Auch Softwaretools wie Microsoft Teams oder Zoom eignen sich gut um auch auf große Distanz regelmäßig im Austausch zu bleiben. Spätestens Corona hat uns gezeigt, dass es durchaus möglich ist an verschiedenen Orten zu arbeiten und trotzdem unkompliziert zu kommunizieren. Dennoch bin ich der Meinung, dass ein persönliches Treffen ab und zu nicht schadet. Am Ende sollte es eine gute Mischung aus beidem sein.

5. Fehlende Unterstützung durch das übergeordnete Management

Leider musste ich auch so etwas schon am eigenen Leib miterleben. Man steckt seine ganze Energie und Leidenschaft in ein Projekt und dann scheitert alles an der fehlenden Unterstützung aus dem Top-Management.

Hier sollte man aber nicht nur den Fehler beim Management suchen, sondern auch sich selber hinterfragen. Ist der Mehrwert des Projekts nicht klar genug dargestellt worden? Hatte ich überhaupt vorab nach Unterstützung gebeten? Passt das Projekt zum übergeordneten Ziel des Unternehmens?

Um nicht in diese Falle zu laufen, gilt es das Top-Management früh genug und vor allem passend abzuholen. Mit "passend" meine ich vor allem die Art und Weise der Informationswiedergabe. Man sollte bedenken, dass die meisten Manager oder Geschäftsführer täglich unzählige Anfragen und Themen auf den Tisch bekommen und sich deshalb im besten Fall nur Ausschnitte davon gemerkt haben. Wenn dann Unterstützung benötigt wird, fängt man unter Umständen wieder von vorne an zu erklären und kann nur hoffen, dass der/die/das Gegenüber einen guten Tag erwischt hat und alles mitgeht. Deshalb sollte man sogenannte "Management Folien" anfertigen oder sogar einen Prototypen vorweisen können. Wenn es dann noch blinkt oder sogar etwas zum anfassen gibt, hat man gute Chancen im Gedächtnis zu bleiben und den notwendigen Rückhalt zu bekommen.